酒店前台入住系统发票功能怎么用？电子发票自动发送及纸质打印设置

酒店前台入住系统发票功能怎么用？电子发票自动发送及纸质打印设置

酒店发票管理是客人离店时的关键环节，不少前台曾遇到过这些问题：客人等了 10 分钟还没开好电子发票，纸质发票打印时要么格式错乱，要么信息漏填，最后还得重新开。鹿马前台入住系统的发票功能，就是针对这些痛点设计的，不管是电子发票自动发送，还是纸质发票规范打印，都能通过简单设置实现高效操作。下面结合酒店实际使用场景，一步步教大家怎么用，从基础设置到特殊情况处理都讲透。

一、先理清：系统发票功能的核心优势，解决酒店 3 大痛点

在讲具体操作前，先说说鹿马系统发票功能的实用之处，很多酒店用了后反馈，这 3 个痛点被彻底解决了：

告别手动录入：客人信息（姓名、税号、手机号 / 邮箱）会自动从入住订单同步到发票页面，不用前台逐字输入，避免输错；

电子发票秒发送：设置好后，客人离店结算完，电子发票会自动发到预留的手机号或邮箱，不用前台手动点击 “发送”；

纸质发票格式统一：系统自带标准发票模板，支持调整字体大小、边距，打印出来的发票信息对齐工整，不会出现 “税号超出边框”“金额显示不全” 的问题。

某县城商务酒店以前开电子发票，前台要手动复制客人邮箱，再粘贴到开票软件，每天至少花 1 小时在发票上，用鹿马系统后，自动发送功能让前台每天多省出 40 分钟，客人催发票的投诉也少了 80%。

二、电子发票自动发送：3 步设置，离店即发不用等

电子发票是现在客人的首选，尤其是商务客人，需要及时报销。鹿马系统的电子发票自动发送功能，不用复杂配置，前台跟着步骤操作，5 分钟就能设置好。

1. 第一步：提前录入酒店开票信息，一次设置长期用

首先要在系统后台把酒店的开票基础信息录好，以后开所有发票都会自动带上这些内容，不用每次重复填：

登录鹿马前台入住系统，点击左侧菜单栏 “系统设置”，找到 “发票管理” 里的 “开票信息配置”；

依次填写酒店名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号，这些信息要和营业执照、税务登记证上的一致，填完后点击 “保存”；

上传酒店发票专用章电子版（图片格式支持 JPG、PNG），系统会自动把印章印在电子发票右下角，不用后期手动盖，某民宿前台说，以前手动盖电子章总对不准位置，现在系统自动生成，规范多了。

2. 第二步：设置自动发送触发条件，离店结算完就发

接下来设置 “什么时候自动发送电子发票”，默认是 “客人离店结算完成后”，也能根据酒店需求调整，具体步骤：

在 “发票管理” 里找到 “电子发票设置”，勾选 “开启自动发送”；

选择触发时机：推荐选 “结算完成后立即发送”，客人刚结完账，电子发票就到了，体验更好；也可以选 “结算后 5 分钟发送”，给前台留一点核对时间；

设置发送方式：支持 “手机号 + 短信链接”“邮箱 + 附件” 两种，建议都勾选，客人能通过更方便的方式获取。比如商务客人常用邮箱收发票存档，游客更习惯用手机号收短信链接。

某景区酒店测试过，同时勾选两种发送方式后，客人成功获取电子发票的比例从 85% 涨到了 98%，很少有客人说 “没收到发票”。

3. 第三步：订单中确认客人开票信息，同步更准确

客人入住时，前台要记得在订单里完善开票信息，这样结算后才能自动同步到发票：

客人办理入住，在系统 “新增订单” 页面，填写完姓名、身份证号后，找到 “开票信息” 板块，询问客人 “是否需要开具发票”；

若需要，让客人提供税号（企业客人）、手机号 / 邮箱，输入后点击 “保存”，这些信息会和订单绑定；

要是客人入住时没确定开票信息，离店结算前补填也可以，在 “订单详情” 里点击 “编辑开票信息”，填完后保存，不影响自动发送。

某商务酒店前台反馈，有次客人入住时没说要开发票，离店时突然要开，补填信息后，电子发票还是自动发送成功了，客人说 “比以前住的酒店方便多了”。

三、纸质发票打印：2 步操作，格式规范不返工

虽然电子发票越来越普及，但还是有客人需要纸质发票，尤其是老年客人或部分企业报销要求提供纸质版。鹿马系统的纸质发票打印功能，能确保每次打印都规范，具体操作如下：

1. 第一步：连接打印机并设置模板，一次调试好

首先要把开票用的打印机和前台电脑连接，再在系统里设置打印模板，避免出现格式问题：

用 USB 线把打印机连到前台电脑，安装好驱动（系统会自动提示安装，也可以联系鹿马客服远程协助）；

进入系统 “发票管理” 的 “纸质发票设置”，点击 “打印机选择”，找到已连接的打印机名称，选中后点击 “确定”；

调整打印模板：系统提供 “增值税普通发票”“增值税专用发票” 两种模板，选择酒店常用的类型，然后点击 “预览”，查看发票信息是否在边框内，若税号显示不全，可点击 “调整边距”，左右微调（每次调整 1 毫米），直到预览效果正常，最后点击 “保存模板”。

2. 第二步：结算后一键打印，信息自动同步

客人离店结算时，前台不用再手动填写发票信息，系统会自动同步，直接打印就行：

在系统里找到客人订单，点击 “结算”，确认房费、额外消费（如餐饮、小商品）金额无误后，点击 “确认结算”；

结算完成后，页面会弹出 “是否打印纸质发票”，点击 “是”，系统会自动调取之前保存的开票信息和模板，发送打印指令；

打印机出纸后，前台核对一下发票上的姓名、税号、金额是否正确，没问题后交给客人，整个过程 30 秒就能完成。

鹿马前台入住系统的发票功能，核心就是 “减少手动操作，降低出错率”。电子发票自动发送，让前台不用再逐个处理客人的发票需求；纸质发票规范打印，避免因格式问题返工。很多酒店用了后反馈，发票处理时间比以前减少 60%，客人关于发票的投诉几乎为零。

对前台来说，不用记复杂的操作步骤，按系统提示做好基础设置，日常使用中遇到问题也能自己解决；对酒店来说，高效的发票管理能提升客人离店体验，间接增加客人复购率。要是在使用过程中还有不清楚的地方，随时联系鹿马客服，不管是远程指导设置，还是协助处理特殊问题，都能快速响应，确保发票功能顺畅使用。